如何讓團隊保持高效？Gipi專案管理課後心得分享

在專案管理上，我遇到哪些挑戰？

本篇文章主要是分享我上完【Gipi 專案管理】課程的心得筆記，這堂課很適合正在執行專案，卻不知道該如何與他人溝通、安排工作時程與資源的人。

我以前在學校上專案管理課程時，大多都是從書中學習相關知識，研讀大量的專管理論、知道考題該如何回答，但到我真正要執行一個專案時，這些知識完全派不上用場，最終都會感覺在瞎忙。

• 該如何全面性的盤點專案任務、資源？
• 該如何分別向不同利害關係人的需求？
• 該如何與成員抱有共識且有效率的執行專案？

儘管我很努力，投入了很多的時間工作，偶爾甚至需要犧牲自己的健康或生活，才能夠將專案如期地完成，但成效卻不如預期。

反過來看，雖然我身邊認識一些的朋友們，他們總需同時執行多項專案，卻可以很怡然自得地完成專案目標，又能有額外的時間享受個人的生活。

為了解決這個問題，我在【Gipi 專案管理】這堂課中領悟到：「團隊是專案成敗的重要關鍵」。

畢竟，專案是由多項任務所組成的，其中也牽涉到許多不同的利害關係人，即便我完成了個人任務，但若遇到成員進度拖延、彼此溝通有困難、需求一直變更等狀況，專案還是無法順利完成。

然而，執行專案的過程一定會遇到各式各樣的風險，但其實它並沒有那麼複雜。

因此，以下我將要分享課程中四個讓我獲益甚深的重點，希望可以掌握核心概念，並將其導入於個人工作流程中，讓我能夠順利完成手邊專案，並且面對問題時也能無往不利。

Gipi 專案管理的重點流程

需求管理

Gipi 說道：「在早期就釐清需求，風險就會降低。」他主要採用了以下三個方法，來解決需求管理的難題，分別為：

• 需具有「上游思維」的心態，探討客戶或老闆最在意的需求是什麼。
• 在設計產品前，先利用簡單的工具繪製「雛型」，與主管確認需求無誤後，再完成細節。
• 舉辦「專案啟動會議」，讓所有成員理解專案目標、時程、分工，取得大家對專案的承諾。

專案與成本管理

Gipi 在時間與成本管理則是採用以下心態與方法：

• 應抱有「做好、做對」的心態執行專案，而不是有行動就好。
• 如果單一工作時間大於兩天，建議將該任務再拆細一點，那麼時間估算則會越精準。
• 利用 WBS 盤點所有的工作事項與人力資源，並套用公式估算出人事成本以及專案總成本。
• 將計畫與進度完全透明，整合到 Trello、Notion、Google 日曆等工具，不但可以降低溝通成本，也可以進而了解彼此在專案的執行上是否有衝突。

風險管理

那麼，當風險來臨時，該如何有條理應對與管理呢？Gipi 分享他管理風險的實務經驗：

• 面對不確定性時，倘若沒有強力的證據，皆應要「保持懷疑」的態度，並且透過一次次的提問與證據的佐證，依序確認好專案的整體性、優先順序、人員需求、資源投入等潛在風險。
• 每天執行 15 分鐘的「站立會議」，請人員輪流說明昨日完成了哪些事、今天要做什麼、需要哪些協助，讓我們能夠即時掌握專案最新狀況、可能的風險，更能讓團隊專注於自己的任務。
• 專案的變更是一定會發生的，而我們能做的，則是要先「了解變更發生的原因」，再專注「解決問題」。倘若變更範圍小，PM 可自行負責，若變更範圍大，則需知會專案贊助者。
• - 開會前，需事先與成員溝通，盡可能地先取得支持、掌握其他可能的意見；開會時，關鍵人員務必須出席，並且需要表達相關意見；結論要有明確共識，會議記錄需確實；會議後，要定時追蹤成員的專案進度。

獲得利害關係人的信任

溝通的核心到底是什麼？究竟該如何與團隊建立良好的信任感？以下，我將整理出 Gipi 管理溝通的核心步驟：

• 「多參與成員的週會」不但能讓他人了解我們是想解決問題的，也可以透過會議的交流，了解彼此在意的點為何，進而互相理解對方。
• PM 與主管之間的賽局，可以採「互利互惠」、「達成共同目標」，以及「讓利他人」的方式破解。畢竟案子若能順利進行，對於我們是最大的利益，因此若能成就他人，大家也會把你當自己人。
• 專案的溝通，總會採取書面、Email、電話、面對面等不同溝通工具。然而，雖然 LINE 很方便，但有些主管或客戶可能會不喜歡，因此如何在不同的場合使用正確的使用不同的工具，是很重要的。

結論

這堂課程讓我除了讓我對專案的實際運作更加了解之外，我也很喜歡 Gipi 「一視同仁，成就他人」的工作觀，不與內部成員競爭，而是把他們當助力，共同專注解決眼前的各種問題。

畢竟對於一家企業而言，專案是需要靠大家的力量一起完成的，因此若能互相尊重、好好溝通，儘管遇到任何風險，都可以順利將其化解。

具有多年專案管理經驗的他，雖然與我們分享了許多寶貴的專管方法，不過，他也強調，由於絕大多數人都不喜歡變更，所以如果你想要將新的方法導入團隊中，切記：

• 別急著一次用一套，而是分階段一點點地改變。
• 要跟著環境隨時調整你的做法，並且多加練習。

如果你對 Gipi 的專案管理課程有興趣，可以查看【Gipi 專案管理課程心得：打造高效團隊的 4 個重點】文章，了解更多關於課程的重點與心得。

這堂課給予我很多對於工作的啟發，讓我在摸索與優化工作流程的路上有了更多的切入角度，希望可以透過本篇的分享，勉勵你也跳脫管理專案的既有框架，打造出屬於團隊的高效方法。