pdf掃描件和pdf/a有什麼區別？ 如何選取掃描件文字內容？

在數位化時代，我們常常會接觸到各種類型的檔案格式，PDF無疑是其中應用極為廣泛的一種。 而在PDF的大家族中，PDF掃描件和PDF/A這兩種格式雖同屬PDF範疇，但卻有著諸多不同之處。 深入瞭解它們之間的差异，對於我們在日常辦公、學習以及文件管理等場景中，正確選擇和使用合適的檔案格式，具有重要的指導意義。 接下來，讓我們一同揭開PDF掃描件和PDF/A的神秘面紗，探尋它們之間的區別。

目录

• 深入瞭解PDF掃描件

  • PDF掃描件的定義與生成管道

  • PDF掃描件特點剖析

  • 應用場景舉例

• 全面認識PDF/A

  • PDF/A概念與起源

  • PDF/A獨特特性解讀

  • 主要應用場景

• 總結

深入瞭解PDF掃描件

PDF掃描件的定義與生成管道

PDF掃描件，顧名思義，是將紙質檔案通過掃描設備轉化為電子格式後的檔案，其檔案拓展名為.pdf。 在日常辦公、學習以及生活場景中，生成PDF掃描件的操作十分常見。 我們只需將紙質資料放置在掃描儀的指定位置，隨後啟動掃描程式，掃描儀便會對紙質內容進行光學掃描，將其轉化為數位圖像，並以PDF格式存儲在相應的儲存設備中。 如今，除了專業的大型掃描儀外，許許多多功能打印機也具備掃描功能，甚至我們的手機借助各類掃描APP，如掃描全能王、誇克掃描等，同樣能輕鬆生成PDF掃描件，這極大地提升了掃描操作的便捷性，讓隨時隨地掃描成為可能。

PDF掃描件特點剖析

從檔案本質來看，PDF掃描件實質是紙質檔案的數位化影像。 它以圖片的形式呈現檔案內容，這意味著其中的文字、圖表等元素並非真正意義上的電子文字，而是被“固化”在影像之中。

在內容編輯性方面，由於其基於影像的特性，直接編輯PDF掃描件的內容頗具難度。 若要對其中的文字進行修改、删除或添加操作，常規的文字處理軟件往往難以勝任。 一般需要借助OCR（光學字元識別）科技，先將掃描件中的文字轉化為可編輯的文本格式，方可進行後續編輯，但這一過程可能會出現識別不準確的情况，需要人工校對。

有的朋友可能不知道用什麼工具來進行掃描件可編輯化的轉換，在這裡給大家推薦一個pdf掃描件選取文字內容的實用網站： pdftopdf.ai， 近期我發現的一個寶藏內容選取工具。 選取之後的內容支持複製、粘貼為word，具體操作管道見文章：用這個工具轉換PDF掃描件，一次可免費得兩種格式的檔案，太賺啦！！

文件大小與清晰度方面，PDF掃描件的文件大小主要受掃描分辯率、檔案頁數以及圖像壓縮程度等因素影響。 通常來說，掃描分辯率越高，影像越清晰，文件大小也就越大。 例如，在掃描一份圖文並茂的雜誌時，若採用較高分辯率掃描，生成的PDF掃描件能清晰展現雜誌上的每一處細節，包括細膩的圖片紋理和清晰的文字，但檔案體積也會相應增大； 若降低分辯率，文件大小雖會减小，但清晰度可能會大打折扣，文字可能變得模糊，圖片細節遺失。

安全性上，PDF掃描件在一定程度上具備安全性。 它可以設定打開密碼，限制未授權人員查看檔案內容； 還能設定編輯許可權密碼，防止他人未經許可對檔案進行篡改。 不過，相較於一些專門為安全設計的檔案格式，PDF掃描件的安全性在某些複雜場景下可能稍顯不足。

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應用場景舉例

在辦公場景中，PDF掃描件的身影無處不在。 員工常常需要將紙質契约、報告、發票等重要文件掃描成PDF格式，以便於在電腦或移動設備上進行存儲、傳輸和共亯。 比如，一家公司的銷售團隊與客戶簽訂合同時，為了讓公司法務部門及時稽核契约內容，銷售人員可將紙質契约掃描成PDF件，通過電子郵件迅速發送給法務人員。 這樣既避免了紙質契约郵寄過程中的時間損耗，又方便法務人員在電子文檔上進行標注和稽核。

在個人文件管理方面，我們也離不開PDF掃描件。 許多人會將重要的證件，如身份證、駕駛證、房產證等掃描成PDF檔案進行保存，以備不時之需。 當遇到需要提供證件影本的情况時，無需再翻找原件進行複印，直接從電子設備中調出PDF掃描件列印即可，既方便又安全。 此外，將紙質的照片、信件等掃描成PDF格式，也能更好地進行長期保存和數位化管理。

全面認識PDF/A

PDF/A概念與起源

PDF/A是一種專門用於長期保存電子文檔的特定格式，屬於PDF格式的一個子集。 它的誕生，主要源於人們對電子文檔長期可靠存儲的迫切需求。 在數位化浪潮中，大量的電子文檔不斷產生，如何確保這些檔案在未來數十年，甚至更長時間內能够被準確讀取和呈現，成為了一個關鍵問題。 傳統的PDF格式在面對長期保存的挑戰時，存在一些局限性，例如字體依賴、可能遺失的中繼資料等。 為了解决這些問題，印刷、出版和轉換科技供應商協會（NPES）和資訊和影像管理協會（AIIM）與Adobe共同開展了新聯合活動，致力於製定一項國際標準，這便是PDF/A的起源。 PDF/A旨在通過一系列嚴格的規範和要求，保證電子文檔在不同的軟件、硬體以及時間跨度下，都能保持內容的完整性和呈現的一致性。

PDF/A獨特特性解讀

長期保存性是PDF/A的覈心特性之一。 它採用了自包含的檔案結構，將檔案顯示所需的所有資訊，如字體、影像、顏色等，都嵌入在檔案內部，極大地减少了對外部資源的依賴。 即使在未來相關字體、影像資源發生變化，或者軟件環境更新換代，PDF/A檔案依然能够準確無誤地顯示和呈現。 這就好比一個裝滿物資的密封盒子，無論外界環境如何變化，盒子裏的東西始終保持不變，隨時可以被打開並完整呈現。

在內容自包含方面，PDF/A做到了極致。 檔案中所有元素都被完整地包含在檔案本身，無需借助外部連結或資源來補充顯示。 不像一些網頁檔案，可能會因為外部圖片連結失效、網頁服務器關閉等原因導致內容無法完整顯示。 PDF/A檔案將所有需要的內容都緊緊“包裹”在自身內部，形成一個獨立的整體。

格式規範性上，PDF/A有著嚴格的標準。 它對字體嵌入、顏色空間指定、中繼資料要求等方面都做出了明確規定。 所有使用的字體都必須嵌入到檔案中，且必須是合法可嵌入的字體，以確保檔案在任何設備上都能正確顯示文字； 在顏色空間方面，必須以設備無關的管道進行指定，保證檔案顏色的一致性； 同時，要求檔案包含豐富的中繼資料，如作者、標題、創建日期等資訊，這些中繼資料為檔案的管理、檢索和理解提供了重要依據。

主要應用場景

在檔案管理領域，PDF/A的應用極為廣泛。 政府機構、企業等在處理大量的檔案檔案時，為了實現檔案的長期保存和有效管理，紛紛選擇PDF/A格式。 許多國家的政府部門將重要的政策檔、行政記錄等以PDF/A格式進行存檔，確保這些檔案在未來能够隨時被查閱，且內容不會出現偏差。 城建檔案歸檔電子檔案格式就初步統一為PDF/A，充分利用此種格式保存優勢，確保接收的城建電子檔案符合國家相關保密規定。

圖書館行業同樣離不開PDF/A。 隨著數位化行程的推進，越來越多的圖書館開始將紙質書籍、文獻進行數位化處理，而PDF/A格式成為了他們的重要選擇之一。 通過將珍貴的古籍、學術文獻等轉換為PDF/A格式，不僅方便了讀者遠程查閱，還能有效地保護原始文獻，實現文化資源的長期保存和廣泛傳播。

法律合規領域，PDF/A也發揮著重要作用。 法律檔往往需要長期保存，並確保其內容的真實性和完整性。 契约、法律文書等以PDF/A格式存儲，能够滿足法律對檔案長期保存和可追溯性的要求。 在涉及法律糾紛時，PDF/A格式的檔案可以作為可靠的證據，其長期保存性和內容自包含性保證了檔案在任何時候都能呈現出原始的、準確的內容。

總結

PDF掃描件和PDF/A在格式本質、內容編輯、存儲與長期保存、適用場景等方面存在顯著差异。 在日常使用中，我們應根據自身需求，精准選擇合適的檔案格式。 若追求便捷快速的臨時記錄與分享，PDF掃描件無疑是首選； 若著眼於檔案的長期可靠保存與合規性管理，PDF/A則是最佳之選。 只有清晰瞭解兩者的區別，合理運用它們，才能在數位化辦公和生活中，實現高效的文件管理與流轉，充分發揮電子文檔的優勢，提升工作和生活的便利性。