如何運用科技幫助自己更高效？雲端工作術課後心得分享

在雲端工作上，我遇到哪些挑戰？

在學生時期，執行過不少學校計畫的我，時常需利用許多工具管理專案、與團隊協作。

雖然現在的數位工具都非常方便，但當時的我，完全不知道該如何正確地使用，因此總會犧牲健康與生活，而投入更多時間工作，只為了達到某個工作目標。

為了擺脫這個窘境，我便開始尋找許多關於專案管理、雲端工作術等課程，希望可以透過學習，讓我了解該如何「聰明工作」，以維持生活與工作的平衡。

所以，本篇我想與你分享我上完【超效率雲端工作術】這堂課的心得與真實評價，你可以得到：

• 提升團隊協作能力，降低溝通成本的方法
• 將工作流程自動化，快速達到目標的方法
• 有效管理數位資料，降低時間成本的方法

數位工具如何解決我的問題？

Gmail 信箱管理

我也有經歷過信箱變得很爆炸，那些重要、需緊急回復的訊息淹沒於幾千封的信件中，最終，開始變得不想再開信箱，因為一看到那些五花八門的郵件就感到很煩亂。

但透過這堂課，我將信箱做巢狀式的結構整理，並且根據自己的情境設定關於工作、服務軟體等「標籤」，再建立客製化的「篩選器」。之後，只要有人寄信給我，信件就會依據我事先設定好的條件「自動分類」，省去每天總需要花大把時間整理郵件。

具體來說：

• 設定名為「工作」標籤，並且建立「關於合作邀約信件」的篩選器
• 那麼，如果有人寄信給我，想要與我談合作，Gmail 系統就會自動幫我加上工作標籤、設為星號等指令
• 有空開啟信箱時，我只需要專注查看星號郵件匣，就可以馬上知道是否有重要郵件遺漏掉
• 實際操作後，這個章節是我收穫最多的其中一個環節，原本我以為 Gmail 管理是一件不難的事，然而沒想到，它的進階功能居然可以讓我的信箱變得更加自動化。

時間管理

在這繁忙的時代中，為了可以快速地完成各種任務，列出一長串的待辦清單，並且逐步一一消除它，我想，這是許多人經常面臨的場景吧。

因此，在每個人的時間都只有 24 小時的狀況下，到底該如何妥善規劃每日行程，並將精力投入於重要的事務上，此便成為現代人非常重要的課題。

侯智薰老師說：「不要接到任務就馬上處理，讓子彈飛一會吧」。

我反思了一下，確實我為了想要維持生活與工作的平衡，不想要把時間都花在工作上，所以當我接收到任務時，總會希望在短時間內立即完成它，以便我後續有更多時間可以工作。

體悟到自己的問題後，我便開始將 GTD 時間管理心法應用在生活與工作中：

• 將所有想到的待辦任務全部清空在 Google Task 的收集箱上
• 將任務一個個釐清、分類，並排好優先順序
• 每日安排最多三件重要的事，並用番茄鐘執行任務、專注當下
• 利用零碎時間，每日最多處理五件雜事
• 每日回顧 Google Task 收集箱，最終目標是將待辦任務一一完成

Google Drive 雲端管理

自從有了像是 Google Drive 等數位雲端後，不但讓我們不再擔心硬碟壞掉，導致資料遺失，更能透過搜尋功能，快速地找到需要的檔案。

但正因為它很方便，所以最終很容易變成建立許多雜亂的資料夾、上傳很多檔案，使得雲端變得很凌亂。

為了解決這個問題，鐘于誠講師將透過這個章節與我們分享：

• 如何利用專案、部門思維，導入 Google Drive
• 如何有系統地建立資料夾、管理檔案
• Google Drive 有哪些進階功能

自從上完這堂課後，我開始利用專案思維建立資料夾，並且使用不同的顏色標記不同狀態的檔案，幫助正在接案的我，可以更有條理的管理客戶檔案，也能夠讓客戶更一目了然地看懂文件在哪、該如何透過 Google Drive 進行協作。

結論

這堂課沒有艱深的專業知識，而是從個人的時間管理，衍伸到團隊的專案協作、知識管理。

至於課程究竟適合什麼樣的人來上呢？以下幫你做個簡單的整理，如果你有這樣的狀況：

• 任務都要很趕才能順利完成
• 專案一直不如預期
• 和別人溝通、時間排程一直碰壁
• 資料不知道放在哪，總是要花很多時間尋找

我們只需要跟著老師一步步操作，並且多加練習、篩選出適合自己的工具，進而將其優化成屬於自己的工作方式即可，不用一定要會專案管理等專業知識，練習才是最重要的。

如果你對雲端工作術課程有興趣，可以查看【雲端工作術課程評價，教你打造高效的工作與生活】文章，了解更多關於課程的優缺分析與心得。