談談排序(Sort)

2023 年 1 月 7 日

談完了LOOKUP及FILTER，資料處理另一重要元素就是Sort(排序)了，懂的如何排序資料可以讓呈現的報表更易讓讀者解讀。本篇文章將以某家公司的人資資料(人員代號、姓名、部門及職稱等)來進行說明。

Sort(排序)的順序(Order)分為兩種：Sort Ａ to Z(ascending)及Sort Z to A(descending)，數字、文字等資料型態皆可進行排列順序，排序的方式可以為單欄/列陣列(array)的單欄排序或多欄/列陣列(array)的多重排序，以下為人員代號(ID No.)與人員姓名(Name)的單欄資料排序範例圖片：

1.人員代號排序：

Sort A to Z

Sort Z to A

2.人員姓名排序：

Sort A to Z

Sort Z to A

上述例子相信大家都會做，只要在表格(Table)中任一欲排序之欄位，點選首列儲存格(Cell)，再點選Filter/Sort(向下箭頭)符號，就可以選擇Sort A to Z或Z to A。

那接下來增加一點難度

挑戰一：如何進行多重欄位排序？
下圖為某公司的人資資料，表格(Table)名稱為HR，請各位先試著想一下，要如何將此資料以Level 1(部門代號Divis. No.) A to Z及Level 2(人員代號ID No.) A to Z的方式進行排序。
PS 以Level來分階層進行排序一開始可能不太好理解，以此挑戰一來講，就是當你完成排序部門代號後，接著排序人員代號時，你一定不希望部門代號的排序被覆蓋掉(打亂掉)，所以它會是有一個階層的關係。

想一想

想
想
Coffee Time 想
想
想一想

方法一：此方法不受Excel版本限制

選取HR表格(Table)中任一儲存格後，點選Tab Data(資料)，再點選Sort。

點擊後會跳出一個Sort視窗，此視窗中可讓你增加排序Level、選擇要排序的欄位，以及排序順序(A to Z/ Z to A)。

將Level 1設定為部門代號，Level 2設定為人員代號，排序順序皆為A to Z，完成後點擊OK即完成資料排序(如下圖)。

方法二：Excel版本2021或365適用

此方法將使用到Excel新的函數Sort()，先介紹一下Sort的參數：

=SORT(array, [sort_Index], [sort_order], [by_col]

array為必要參數，係為你要排序的表格/陣列。

sort_Index為非必要參數，係為你要排序的欄位，預設值為以array中第一個欄位來進行排序。若你僅有一欄要排序，可直接鍵入欄序號即可(如第二欄要排序：2)，若為多重排序則需加上括弧，並將欄序號之間以分號區隔(如：{2;5})。

sort_order為非必要參數，係為你要排序的順序，預設值為1(A to Z)，另-1為Z to A。若前一項參數sort_Index為多重欄位，則sort_order亦須以括弧+分號的方式輸入(如{1;1})。

by_col為非必要參數，係為你要以欄或列進行排序，預設值為True(以欄Column排序)，另False則為以列(Row)進行排序，業界一般習慣以欄進行資料排序。

因為我們只要排序HR表格的第一欄及第二欄，所以公式寫法為=SORT(HR, {1;2}, {1;1})，輸入後即可完成排序，如下圖：

方法二使用Excel新的動態陣列函數(DA)，可自動化地進行資料排序，此對於未來資料模型及動態看板的設計上會有很大的幫助呢！

在上述方法說明後，相信大家已經對Sort(排序)有了基本的觀念，那在最後讓我再帶一下資料設計的概念進來。

挑戰二：如果要你以Level 1部門代號及Level 2職位高低來進行多重欄位排序呢？

…

想一想

…

如果你的答案是=SORT(HR, {1;4}, {1;1})，那就錯了喔！因為如果直接把職稱進行排序，是無法得到職位階級從高到低的排序，結果只是將職稱字首的英文字母進行排序而已(Engineer -> Manager -> Operator -> Senior Manager -> Vice Manager)。

故在資料設計的時候一定要拋下既有的資料結構框架，去思考如何改善資料結構以獲得你想要的結果。此問題的解答其實很簡單，你只要再增加一個職位名稱與職位階層代號表格供HR資料進行LOOKUP引用，並將HR表格從既有的四欄改為五欄即可(增加Job Title Level欄位)。