為什麼要團隊-在職前五年有感

”護國神山”的最終回面試

記得二十多年參加”護國神山”的徵人面談也是多回征戰, 最後終於進入決選的2人PK階段, 面試官出了一個考題: 如何減少影印機的影印數量? 在10分鐘的背景資料介紹後, 透過問答釐清許多問題, 接著利用10分鐘在投影片”寫”下各自的解決方案(没有錯, 二十年前是手寫透明膠片, 再用投影機打在投影幕上)〪

時間到雙方停筆, 接著擲硬幣決定報告順序, 當對方放上投影片, 我看到內容, 心中一喜”我贏了”, 因為解決方案没有重點及合理的邏輯〪果然, 我笑著進入公司的新單位〪

超前佈署的團隊

當時因應公司快速成長, 避免組織膨脹造成流程及決策時間變長, 所以設立這個課, 負責企業流程整合與改善, 以人員招募流程改善為例: 首先, 用人單位因工作增加提出新增人員需求, 接著, 人力資源部門審核編制是否有餘額、招募應徵者、安排面談…等, 透過收集現況問題和流程分析, 提出改善方案。包括整合多個外部人力資料庫(104,1111...), 於一個內部平台, 方便用人單位主管查詢, 並結合面談流程控管, 除節省人力和行政資源, 即時與目視化的報表更能增加溝通效率。

團隊陸續增加新成員, 我們開始以公司的組織分工, 如人力資源、資財、財務會計、工廠…等, 各有專人負責該領域的企業流程整合並累積專業技能, 加上定期會議交換彼此心得、每隔1~2年交接負責區域…等, 所以每個人都具有跨組織整合的能力, 也建立彼此兄弟般的情感。John 是從友廠離職來到公司, 對半導體十分熟悉, 只是剛開始比較靦腆, 有次開玩笑說: 我們課裏都是君王, 奧古斯都( August)、凱撒(Caesar) 、你是王儲 (William), 我(John)只能去扶塔(約翰·屈伏塔, 美國男演員)。說完, 兩人都大笑起來。

後來我交接資財的流程整合工作予John, 當時我對資財的主管說: 「謝謝各位主管2年來對流程整合專案的支持, 現在我要交接工作給比我更優秀的John, 他已完成2個人力資源流程整合專案並提昇效率30%, 未來會提供更多流程整合及跨組織的經驗, 共同為資財及內部客戶(工廠、研發…)服務」。John在事後謝謝我的無縫交接與經驗傳承, 同時也用相同模式交接人力資源專案給另一位成員。

讓子彈飛

“全員參與改善”一直我們推動的目標, 累積各組織的實施經驗, 我們開始整理有效的流程分析工具、(簡單的)練習案例與實施新流程的變革管理, 方便合作伙伴有落地的實操。在進階版的流程整合專案, 不是一個人面對合作的組織, 而是我們團隊舉辧流程整合工作坊(BPR workshop), 邀請專案成員參與, 透過講解並利用案例練習使用工具, 同時分享變革經驗。每當上過工作坊的學員在各自專案使用曾經教授的手法, 我彷彿看到另一個John剖析現況問題、反覆推敲找到真因、設計解決方案及流程改善…。從他們充滿自信的眼神, 看到工作坊的成效, 也謝謝團隊合作, 這是一個人難以做到的。

數年後, 配合公司推展數位學習(e-Learning), 團隊也退至幕後, 我們把工作坊錄製成線上課程, 公司同仁隨時利用內部網路即可學習, 以擴展企業流程整合的效益。這是一個高效的團隊, 每個人發揮優點成就該組織專案圓滿達標, 再彼此截長補短完成跨組織的工作坊及經驗傳承, 成就另一個圓滿。

這也是我認為個人是60分, 團隊才能達到滿分。

附註: 文中提及企業流程整合主要使用企業流程再造(BPR: Business Process Reengineering)的方法, 為使讀者容易了解, 故用接近的名稱。