如何提升團隊管理效能最佳化？試試透過 SMART 原則設定目標

SMART 原則是什麼?該如何運用?

SMART 原則是由管理學大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）於1954年提出，現今被廣泛運用在企業，作為設定目標時的一種方式，可幫助團隊管理工作績效。「S」、「M」、「A」、「R」、「T」5個英文字母，是分別由5個不同的單字字首所組成，其代表意義如下：

S：Specific（明確的）

團隊管理者在擬定目標時，應明確且具體。例如舉辦一場促銷活動，目標只模糊的定義要提升業績，但沒有明確的指出要達成的業績標準，那這個目標也等於形同虛設。因此在設定目標時，可以思考達成目標的目的是什麼?目前團隊有哪些人能夠去執行?公司能夠提供哪些資源? . . . . . .等等，有助於讓目標的輪廓更加明確。

M：Measurable（可衡量的）

團隊管理者需要提出一個能夠衡量的標準，通常可以用數據來量化。例如一款新上市的手機遊戲，希望能夠達成多少的下載數量?每加開一組伺服器能吸引多少玩家?能創造多少的業績?有了可衡量的數字，也能幫助管理者持續追蹤成效，並做為判斷是否達成目標的依據。

A：Attainable（可達成的）

團隊管理者應先分析成員的能力，並考量現況及完成期限，以此判斷目標是有機會達成的。例如觀察網站每月流量約為10,000人次，在沒有特殊活動的情況之下，若要求在一個月內成長到10倍甚至100倍就可能太過強人所難。建議在設定目標時可以和團隊成員討論，而不是單方面的設定高目標，不僅徒勞無功也可能過度造成大家的壓力。

R：Relevant（相關的）

團隊管理者在擬定目標時，應確認是否和公司本身的營運目標有一致性，且設定的目標不能偏離整個團隊的職責與工作內容，還需考慮市場現況避免過於不切實際。

T：Time-bound（有時限的）

團隊管理者需明確的訂出完成工作的時限，避免工作一再遭到拖延。而時限的長度，可根據團隊成員們平時的工作效率擬定合理時程，或是將大目標拆分成多個小目標，能有利於評估時限的精準度，以及控管工作的進度。

團隊管理系統化！採用 Lale 辦公協作工具精準掌握目標完成進度

許多團隊管理者習慣使用試算表來條列工作目標及任務，再透過電子郵件或是會議來回報進度。但在沒有系統化管理的情況之下，往往只能仰賴人工維護，也無法一眼看出所有人身上的工作量、優先度以及完成進度等。

因此根據 SMART 原則設定出團隊目標後，團隊需要的是像 Lale 辦公專案管理這樣的工具來將所有資訊集中，再依工作類型劃分指派給對應人員，並透過系統來追蹤工作進度。

1.工作分解結構（WBS）

當團隊管理者設定出大目標後，可於 WBS 系統中將工作項目展開，設定工作主題、指派負責人、優先權、預計結束日期並上傳相關文件檔案等，使每位團隊成員清楚自己的工作項目和處理範圍，幫助管理者能夠快速梳理工作項目，並分派下去給各個人員，促進團隊協作效率。

2.甘特圖

團隊管理者評估所有工作項目所需的時間後，可於系統設定起訖日期，並透過甘特圖控管專案流程與成本，確保所有人力都能受到合理的分配，順利完成專案。

3.大事記

執行各項工作時，常有許多資訊需要和所有團隊成員進行同步，若只是靠口頭或其他方式溝通難免會有疏漏。為有效記錄重要資訊或是回報進度，可善用大事記新增留言及上傳文件。例如須於8/31前需繳交場地使用申請書，就可將此內容記錄至大事記，並將申請書檔案上傳附檔。

瞭解Lale辦公-專為團隊協作打造的平台：https://lalework.flowring.com/LaleWork/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。